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Le groupe Ecolo au Parlement de Wallonie recrute Un·e Assistant·e administratif·ve de groupe

Le groupe Ecolo au Parlement de Wallonie recrute Un·e Assistant·e administratif·ve de groupe

Le groupe Ecolo au Parlement de Wallonie recrute

Un·e Assistant·e administratif·ve de groupe

Réf. : 2019_GP_PW_05

Fonction

Description de la mission générale

L’assistant·e procure un appui administratif et organisationnel au Groupe politique Ecolo au Parlement de Wallonie, ainsi qu’à la secrétaire politique dudit groupe. Le Groupe politique se compose de 12 députés sous cette législature.

Description de la fonction

En tant qu’assistant·e administratif·ve du Groupe politique Ecolo au Parlement de Wallonie, votre fonction consistera à assurer:

  • Le dépôt des interventions parlementaires (interpellations, questions orales, questions écrites, questions d’actualité,…) auprès des services du Parlement.

  • Le suivi téléphonique : prendre les communications téléphoniques et en assurer le suivi.

  • Le suivi des courriers du groupe (postaux et électroniques) de la réception à l’envoi en passant par la rédaction de la réponse en concertation avec le staff du Groupe politique.

  • La gestion des fournitures, du matériel bureautique et la comptabilité du Groupe politique.

  • Le secrétariat des différentes réunions du Groupe (préparation, convocation, pv et suivi) et l’agenda des différentes activités parlementaires, selon les modalités fixées par le Groupe.

  • Le classement papier et électronique des documents parlementaires ainsi que leur archivage.

  • La mise à jour de base de données de tous ordres (listes de diffusion email, personnes ressources, réseaux, instances Ecolo,…).

  • La maintenance/suivi du site internet du Groupe, en articulation avec le Département Communication.

  • Toute autre tâche, dans le cadre du secrétariat de groupe, contribuant au bon fonctionnement du Groupe politique.

En tant que personne de contact du Groupe Ecolo, l’assistant·e veillera à la bonne circulation des informations :

  • avec le niveau Ecolo fédéral ;

  • avec les Régionales ;

  • avec les parlementaires ;

  • avec les assistant·es parlementaires ;

  • avec les services du Parlement (greffe, documentation, logistique, économat,…).

L’assistant·e assurera aussi l’appui au secrétariat des attachés parlementaires, selon les modalités définies par le Groupe :

  • Alimentation de la base de données « traçabilité des décrets » (du dépôt au vote en séance) à partir des documents OJ GW, Notifications, CRI et CRIC.

  • Lien avec les cabinets ministériels du GW pour transmission de notes à la demande des parlementaires et des collaborateurs.

  • Orientation des recherches de documents en lien avec Etopia.

  • Dactylographie, relecture, mise en page et correction de documents.

L’assistant·e aura un rôle important à jouer lors des séances parlementaires :

a) La semaine préparatoire à la session parlementaire :

  • Assurer le dépôt des questions orales et des interpellations dans le cadre de la procédure propre au PW ainsi que la procédure interne (dépôt après visa du Chef de groupe).

  • Assurer la coordination entre les services de la séance, le chef de groupe et la secrétaire politique en cas de conflit (non recevabilité d’un projet, problème de réception d’ordre technique…) cf. référence au ROI PW.

b) La semaine de session:

  • Préparation des dossiers pour l’attaché de presse et la secrétaire politique ;

  • Appui logistique : transmission des notes et documents, copies éventuelles, réservation de salles…

Profil

Formation/Expérience

Diplôme en secrétariat (ou diplôme apparenté) et une année d’expérience professionnelle dans un secrétariat d’au moins 1 an.

En l’absence de diplôme, une expérience d’assistant·e (ou expérience apparentée) de 3 ans est nécessaire.

Une expérience au sein d’Ecolo, de préférence dans une enceinte parlementaire, sera particulièrement appréciée.

Intérêt politique partagé

L’assistant·e adhère au projet de l’écologie politique et partage les valeurs et l’éthique inhérentes à l’écologie politique.

Compétences et connaissances transversales

  • Maîtrise des outils informatiques de bureautique (et d’administration du site internet)

  • Rigueur et confidentialité

  • Très bonne organisation (classement, gestion administrative générale, etc.)

  • Maîtrise du français, bonne orthographe et capacités rédactionnelles

  • Capacité d’organisation du travail (proactivité, débrouillardise, autonomie dans le cadre donné)

  • Capacités d’adaptation et de résistance au stress (diversité de tâches, de contraintes, d’échéances et de donneurs d’ordre)

  • Compétence communicationnelle : sens de la communication et travail en réseau

  • Sens de l’initiative

Compétences et connaissances spécifiques

  • Connaissances d’Ecolo et de ses priorités

  • Connaissance des structures de l’État et des institutions

Contrat

Temps de travail : Temps plein 38h./sem.

Rémunération : Barème B2 –

soit pour un ½ tps : 1.381,94 EUR brut avec 5 années d’expérience reconnues

soit pour un ½ tps : 1.509,91 EUR brut pour 10 années d’expérience reconnue.

Contrat : CDI

Lieu de travail : Le lieu de travail se situera principalement à la Maison des parlementaires du Parlement de Wallonie (à Jambes dans les deux années qui viennent ; ensuite à Namur) voire parfois au Parlement de Wallonie).

Disponibilité  : Une présence est nécessaire les jours de plénière et de commissions. Flexibilité horaire en fonction des périodes et du travail des parlementaires.

Entrée en fonction : le plus rapidement possible

Acte de candidature

Les candidatures (cv + lettre de motivation) doivent être envoyées pour, au plus tard le 25 août 2019 à minuit, en précisant l’intitulé exact de la fonction. Par e-mail, à : grh@ecolo.be – Objet : Recrutement 2019_GP_PW_05

Questions relatives à la fonction

Pour plus d’informations sur le contenu de la fonction, vous pouvez prendre contact avec Coralie VIAL jusqu’au 4 août : coralie.vial@ecolo.be

A partir du 5 août, vous pouvez prendre contact avec Corinne VERHAEGHE : corinne.verhaeghe@ecolo.be

Questions relatives au barème et statut

Pour plus d’informations sur le barème et le statut, vous pouvez prendre contact avec :

Jacques LACHARRON, Responsable des ressources humaines – jacques.lacharron@ecolo.be – 081/24.23.62.

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